Wenn die Email das Eltern-Lehrer-Gespräch ersetzt

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Seitdem Schulen mit Vorliebe die E-Mail-Nutzung erkannt haben, hat sich auch deren Kommunikation im Schulsystem verändert. Annehmlichkeiten, wie das Entschuldigen von Schulkindern, erledigen Eltern gerne über ein Kontaktformular der Schulhomepage. Auch das Kollegium unter sich kommuniziert freudig via E-Mail. Geht es nun um das klassische Lehrer-Eltern-Gespräch, dann findet dies immer weniger persönlich statt - zumindest, was die Erst- und Folgekommunikation angeht.

Während früher Eltern die Rufnummer eines Lehrers mitgeteilt bekamen, werden diese heute mit dessen E-Mail konfrontiert. Nicht selten liest man auf Schulhomepages:

„Aus Datenschutzgründen geben wir keine Rufnummern von Lehrkräften heraus.
Bitte nutzen Sie die E-Mail zur Kontaktaufnahme“
.

Doch was passiert, wenn man den Kontakt zum Lehrer sucht und um ein persönliches Gespräch bittet? In zahlreichen Gesprächen mit Eltern, gaben diese dem Autor u.a. folgende Szenarien als Rückmeldung:

Situation A

Sehr geehrter Herr Lehrer,
mein Name ist Max Mustermann und ich bin der Vater von Peter. Peter berichtete mir in den vergangenen Wochen immer wieder von Mobbingvorfällen seiner Mitschüler. Dazu hätte ich gerne einen Gesprächstermin mit Ihnen.

⇒ Antwort des Lehrers

Sehr geehrter Herr Mustermann,
mir sind die Vorfälle bekannt und ich bin gar nicht glücklich über diese Situation. Mir ist auch schon aufgefallen, dass Ihr Sohn Peter sich nicht an Gesprächsregeln hält und immer wieder seine Mitschüler ärgert. Von Mobbing durch seine Mitschüler würde ich nicht sprechen, eher ärgert Ihr Sohn sie und umgekehrt. Reden Sie doch noch mal mit Peter. Sollte danach die Sache noch nicht geklärt sein, dann können Sie mich wieder anschreiben.

Situation B

Sehr geehrte Frau Lehrerin,
meine Tochter bekam heute ihr Schulzeugnis ausgehändigt. Unter dem Punkt „Bemerkungen“ fand ich verschiedene Satzkonstruktion, mit denen ich nicht einverstanden bin. Bitte teilen Sie mir kurzfristig einen Termin mit, um die Punkte mit Ihnen besprechen zu können.

⇒ Antwort des Lehrers

Sehr geehrte Frau Musterfrau,
danke für Ihre E-Mail. Die von Ihnen angesprochenen Bemerkungen entsprechen der Schulordnung, die von Seiten des Schulamts vorgegeben werden. Diese finden Sie unter folgendem Link.


Obige Szenarien spiegeln nur einen kleinen Teil des Schulalltags zwischen Eltern und Lehrer wieder. Sie sind keine Einzelfälle. Fühlen sich Lehrkräfte doch schnell von Eltern genervt. Aber woher kommt das?

In der Tat hängt das mit der E-Mail-Kommunikation zusammen. Der meiste Ärger beginnt mit Missverständnissen. Nüchtern betrachtet kann man den Eltern in ihrem Wunsch eines Gesprächstermins nichts vorwerfen. Weder ist der Text unfreundlich, noch ist er inhaltlich unkorrekt verfasst. Aber wer liest schon gerne etwas, was einem Bewusst macht, dass das Gegenüber unzufrieden ist? Und hier setzt das Problem an. E-Mails werden in einer Stimmung verfasst und in einer anderen Stimmung empfangen. Je nach Gefühlslage schreibt und liest man Zeilen unterschiedlich. Der eine bekommt E-Mails auf den Computer, der andere auf sein Handy. Manch einer liest sie sofort, anderer später. In der E-Mail-Verständigung fehlt einem die Sicht zu seinem Pendant. Mimik und Gestik, die dem gesagten Wort eine bestimmte Richtung beigeben, fehlen. Kommunikationsstützen zur Interpretation können von beiden Seiten nicht mehr herangezogen werden. Somit lesen sich Zeilen ausschließlich in der Situation des Lesers. Und diese kann für ihn sehr unangenehm sein.

Aus wenigen Sätzen entsteht dann eine ungewollte Kommunikation, die möglicherweise zu Antipathien der Beteiligten führt. Mit der Vielzahl an Informationen, die heute von Lehrkräften wie auch Eltern verarbeitet werden, setzt die Außerkraftsetzung geistiger Filterfunktionen ein. Mitteilungen, die geschrieben oder gelesen werden, wurden vielleicht verfasst, als man gedanklich schon bei einer anderen Sache weilte, die einen über den Tag beschäftigte.

Tipp
Schreiben oder antworten Sie erst auf E-Mails, wenn Sie an Inhalte sachlich herangehen können. Schlafen Sie durchaus eine Nacht darüber. Und merken Sie sich:

Emotionales Unbehagen + E-Mail-Verkehr = hohes Konfliktrisiko

Weiter neigt die E-Mail-Kommunikation zu Adhoc-Reaktionen des Lesers. Ist der Inhalt einer Nachricht problemorientiert verfasst, wünscht man sich schnell eine Lösung. Wer will schon „Probleme“ in seiner Hosentasche mit sich führen? Sie wirken auf das Wohlempfinden grundsätzlich belastend. Hinzukommt, dass Geschriebenes länger im Gedächtnis verweilt als Gesprochenes. Und was viele unterschätzen, Nachrichten werden kommentarlos an andere – oftmals Unbeteiligte – weitergeleitet. Daraus können unangenehme Kettenreaktionen und Hasstiraden sowie Mobbing entstehen. Die große Fantasie der Interpretation von Zeilen trägt seinen Teil dazu bei warum E-Mail-Kommunikation vielfach scheitert.

Hier einige Hilfen, wie künftig der E-Mail-Verkehr besser funktioniert und Ihnen als Werkzeug wichtige Funktionen liefert.

Empfehlung 1Empfehlung 2Empfehlung 3Empfehlung 4Empfehlung 5
Probleme beseitigen, bevor sie zum Problem werden

Wenn Sie spüren, dass etwas in Ihrem Kopf brodelt oder Ihre innere Stimme sagt, dass da etwas falsch läuft - ignorieren Sie diese Signale nicht. Ihr Bauchgefühl arbeitet gerade, was ein gutes Zeichen ist. Versuchen Sie sich in die Situation Ihres Gesprächspartners zu versetzen und entschärfen Sie diese.

Beseitigen Sie gegenseitige Verwirrungen

Sind die Zeilen des E-Mail-Absenders nicht klar, versuchen Sie sie nicht zu interpretieren oder bewusst anders zu verstehen. Rufen Sie besser an und suchen das persönliche Gespräch. Der Gesprächspartner wird positiv überrascht sein. Je länger Sie warten, desto größer werden die Sorgen.

Bewusst Lesen und Zuhören

Lesen Sie E-Mails in Ruhe durch und nehmen Sie sich den Zeilen freundlich an. Versuchen Sie zu verstehen, was passiert ist. Antworten Sie kurz zurück und empfehlen zunächst ein Telefonat. Hören Sie zu und laden ggf. zu einem weiter führenden persönlichen Gespräch ein.

Schwierige Gesprächspartner immer persönlich sprechen

Keiner ist vollkommen und nicht jeder ist so professionell wie Sie. Schwächen anderer sollten nicht zum eigenen Vorteil genutzt werden. Laden Sie schwierige Gesprächspartner persönlich zu einem Gespräch ein. Versuchen Sie aufgewühlte Stimmungen zu beruhigen. Wirken Sie auf eine gemeinsame Zielsetzung hin.

Verfassen Sie Gesprächsprotokolle

Jedes Gespräch, auch Telefonate, sollten von Ihnen kurz zusammengefasst werden. In persönlichen Gesprächen lesen Sie das Protokoll am Ende Ihrem Gesprächspartner vor und lassen es sich gegenzeichnen. Bei Telefonaten schreiben Sie eine E-Mail, bedanken sich und weisen auf Gemeinsamkeiten und die Zielsetzung hin. Eine Lesebestätigung lässt Sie wissen, dass Ihre Nachricht gelesen wurde.

Wenn auch Sie zu den Menschen gehören, denen einerseits Harmonie wichtig ist andererseits aber nicht die Sache aus den Augen verlieren wollen, dann sollten Sie stets offensiv agieren, getreu dem Motto „Angriff ist die beste Verteidigung“ - wobei „Angriff“ als der erste Schritt zu verstehen ist und nicht als eine „kriegerische“ Handlung. Viele Eltern wissen nicht, wie Bildung in Schulen funktioniert. Seien Sie immer transparent und sorgen Sie für ein freundliches Gesprächsklima.

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Thorsten Wollenhöfer

Autor & Dozent bei SOCIALMEDIALERNEN.com
Betrieblicher Ausbilder (IHK)
Lehrkräftefortbilder (HLbG)
Zertifizierter Multiplikator für Elternschulungen des Hessischen Kultusministeriums
Bau sozialer Bildungsnetzwerke nach deutschen und europäischen Datenschutzrichtlinien
Lebt seit 2015 in Rio de Janeiro
Sprachen: Deutsch, Englisch, Portugiesisch, Französisch
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